Электронный архив документов освобождает дорогостоящее офисное пространство и избавляет от необходимости следить за своими бумажными архивами. Высвобождается время сотрудников для полезной работы.
С е-Архивом документы компании легко контролировать: их наличие, движение и историю работы. е-Архив позволяет даже отследить, какие сотрудники и в какое время просматривали или редактировали определённый документ.
Для начала работы с системой ОСГ необходимо просканировать ваши документы и дополнить их ключевой информацией. Результатом станет электронный архив, в котором вы легко сможете найти документ любой давности.
е-Архив — электронный архив документов
Только представьте — все ваши бумажные документы отсканированы и помещены в защищенную базу данных с круглосуточным доступом. Это значит, что ваши сотрудники смогут находить, обрабатывать, распечатывать, передавать документы по адресу одним щелчком мыши. Система электронного архива создана воплотить эти ранее недостижимые возможности в реальность. Хранение данных в цифровом виде позволяет вывести рабочий процесс на новый уровень.
Создание электронного архива документов
Персонал ОСГ упакует и доставит ваши документы в центры сканирования ОСГ. Мы используем высокоскоростные сканеры для создания цифровых копий документов любых форматов. После чего документы и информация в них индексируются и помещаются в базу данных вашей компании с незамедлительным, но контролируемым доступом к ним. Этот процесс занимает небольшое количество времени и доступен по цене даже для объемных архивов.
Легкость работы с е-Архивом
Для работы с системой электронного архива вам не понадобится ни новое оборудование, ни программное обеспечение на даже длительное обучение персонала. Просто введите логин и пароль, и вы можете искать и работать с документами как с бумажными, только быстрее и безопаснее. Вы можете распечатывать, отправлять документы коллегам, совместно работать над ними. (см. Интерфейс e-Архива)
Доступ в электронный архив документов осуществляется посредством Интернет, поэтому ваш персонал получает возможность работать с документами из любого офиса в любой точке мира.
Безопасность электронного архива
Предоставляя свои онлайн-сервисы, ОСГ использует те же технологии, что и банки, обеспечивая повышенную безопасность электронного архива документов. Сертификат SSL обеспечивает зашифрованную передачу данных. Кроме того, ваша база данных хранится на специальном сервере, расположенном в охраняемом центре ОСГ.
Как работает электронный архив документов
- Определение параметров е-Архива. Вы определяете поля документов, по которым будет осуществляться поиск, а также уровень доступа ваших сотрудников к документам в е-Архиве. ОСГ, имея большой опыт работы с самыми разными компаниями, может помочь вам в этом.
- Непосредственно сканирование документов. Для сканирования документов мы доставляем их в один из наших центров сканирования. Документы любого формата могут быть отсканированы и занесены в базу данных вашего электронного архива. Процесс сканирования
- Индексирование и загрузка в е-Архив. Каждый документ индексируется, то есть распознаются или задаются данные документа для его последующего быстрого поиска в е-Архиве. Например, дата, адрес офиса, департамент, ФИО клиента, номер договора и т.д. После индексации документ загружается в е-Архив.
- Пользование е-Архивом. Сотрудники вашей компании могут работать с документами е-Архива в соответствии со своим уровнем доступа: находить, просматривать, сохранять на свой компьютер, распечатывать и пересылать. В документах можно выделять фрагменты, добавлять комментарии и метки. При этом сохраняется вся история работы с документом и даже его просмотра.
- Добавление и удаление документов. Архив любой организации пополняется буквально каждый день. Ваши сотрудники могут сами отсканировать документ, проиндексировать его и добавить в е-Архив. Удалять документы могут только сотрудники с соответствующим уровнем доступа.
- Передача на хранение, возврат, уничтожение оригиналов. После загрузки сканов документов в е-Архив, с оригиналами мы поступаем в соответствии с вашими указаниями: переносим на хранение в наши профессиональные архивные хранилища, возвращаем вам или конфиденциально уничтожаем.
