Архивное хранение бухгалтерских документов

Экономия офисного пространства

Бухгалтерские документы зачастую занимают большую часть архива. ОСГ предлагает вам освободить офисное пространство, заказав внеофисное архивное хранение бухгалтерских документов в ОСГ. Конечно, мы можем хранить для вас не только бухгалтерские, но и вообще любые документы.

Соблюдение законодательства РБ

В архивах ОСГ Беларусь документы хранятся точно в соответствии с законами Республики Беларусь: сроками и условиями хранения. Руководители и компания защищены от всех видов ответственности, связанных с хранением документов.

Максимальная безопасность

В архиве ОСГ Беларусь ваши документы защищены от потери, физических повреждений, раскрытия информации.

Несомненно, наибольшей частью потока бумажной документации являются бухгалтерские документы. Они составляют в среднем 80% от общей массы документов. Хранить бухгалтерскую документацию — обязанность юридических лиц. Ключевым моментом в этом случае является соблюдение законодательства Республики Беларусь в обеспечении безопасных условий хранения документов бухгалтерского учета.

Требования законодательства по хранению документов бухучета

Архивное хранение бухгалтерских документов регламентируется в том числе Законом Республики Беларусь от 25.07.2013 №57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»:

Глава 3, ст. 18 закона гласит:

1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность, другие документы, связанные с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, в течение сроков, установленных законодательством Республики Беларусь.
2. При хранении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа.
3. Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности.

Порядок хранения бухгалтерской документации определяется также в Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения.

Для того, чтобы правильно организовать архивное хранение бухгалтерских документов вам нужны профессионалы для учёта, обработки и организации хранения документов. Найти таких профессионалов достаточно сложно, изменяющееся законодательство вынуждает компании постоянно дополнительно обучать сотрудников, оплачивая им курсы и выделяя отпуска на обучение.

ОСГ освобождает вас от трудозатратного процесса поиска, найма, обучения и контролирования персонала по работе с архивом документов. Передавая документы в ОСГ Беларусь, вы перепоручаете заботу о своих документах команде профессиональных архивистов. Сотрудники департамента ДОУ ОСГ известны на рынке как лучшие профессионалы архивного дела.

Архивное хранение бухгалтерских документов в ОСГ Беларусь

1. Получение доступа к системе Клиентский портал. Сразу после заключения договора вы получаете доступ в Клиентский портал — интеллектуальную систему управления вашими бухгалтерскими документами, находящимися на хранении в ОСГ. В Клиентском портале вы заказываете передачу документов на хранение, получение скан-копии или доставку оригиналов в офис.
2. Хранение документов в архиве ОСГ. Ваши бухгалтерские и другие документы хранятся в профессиональных архивных хранилищах ОСГ в прочных обезличенных коробах на стеллажах архива, без группировки по клиентам. В архивных хранилищах ОСГ обеспечен строго контролируемый доступ и все виды защиты от физических повреждений. Центры хранения ОСГ
3. Перемещение документов в Архив. В момент приёма документов курьеры ОСГ Беларусь наносят уникальный штрих-код на каждый короб. Штрихкоды сканируются на каждом этапе перемещения документов: при приёме на хранение, возврате в офис, на обработке. В любой момент времени мы точно знаем, где находятся ваши документы. Архивное хранение документов
4. Получение нужных документов. В системе Клиентский портал вы в любой момент можете заказать скан нужного вам документа или доставку оригинала в офис в день заказа (с пометкой срочный заказ) или на следующий рабочий день. Доставка документов
5. Конфиденциальное уничтожение. По окончании срока хранения документы, по вашему желанию, могут быть отправлены на конфиденциальное уничтожение. При необходимости, мы поможем вам определить сроки хранения ваших бухгалтерских документов. Уничтожение документов

Сайт ОСГ помогает посетителям изучить важные вопросы управления документами и информацией. Для этого перейдите в раздел Центр знаний.

• Обратитесь к специалисту ОСГ за консультацией
• Посетите наш Центр знаний