Для задач перевода документов в электронный вид ОСГ использует самые различные сканеры: А4, А3, широкоформатные и планетарные для оцифровки чертежей, книг, сшитых документов.
Мощности ОСГ по сканированию документов значительны (более 1 000 000 страниц в день) и могут быть увеличены для быстрой оцифровки архива документов любого объема.
Значительный опыт специалистов по сканированию документов ОСГ и новое современное оборудование для сканирования делают процесс быстрым и безопасным как с точки зрения полноты, так и с точки зрения конфиденциальности.
Масштабы работ и новейшие технологии позволяют ОСГ сохранять минимальные цены на рынке.
Мы не только непосредственно сканируем документы, но и предварительно подготавливаем их для более эффективной работы (снимаем скрепки, формируем из документов дела и складываем их в правильном порядке).
Отсканированные документы мы сохраняем в любом удобном для вас формате, в том числе tiff, pdf и jpeg, и они сразу же становятся доступными вам в
е-Архиве.
При сканировании мы не просто создаем графический образ документа, но и индексируем его, т.е. заносим по нему в базу данных ключевую информацию: тип документа, дата создания, адрес офиса и др. для быстрого поиска электронного документа в е-Архиве.
Курьерская служба ОСГ Беларусь оперативно отвезет документы в центр сканирования документов и вернет обратно в любой из ваших офисов. Вы вольны делать как разовые заказы, так и составить удобный для вас график сканирования документов.
Заказать расчет стоимости
Преимущества перевода документов в электронный вид
Сканирование документов — один из самых важных шагов по оптимизации бизнес-процессов компании. Только лишь создав удобную систему доступа к документам, можно обеспечить значительный рост эффективности работы с документами и организации в целом.
Согласно исследованиям, сканирование архивов документов позволяет сократить трудозатраты персонала в среднем на 35%. Сотрудники перестают заниматься непродуктивной деятельностью по поиску и хранению документов, а значит больше времени уделяют выполнению своих служебных обязанностей.
Другое существенное приобретение после сканирования архивов — экономия офисного пространства. Оцифрованные документы не требуют площади для хранения и всегда доступны, в том числе из любой точки планеты, если в этом понадобится необходимость.
Перед тем, как отсканировать документ, его нужно транспортировать в специально оборудованный центре сканирования ОСГ, для чего используется
собственная курьерская служба.
Обеспечение конфиденциальности информации
Важно: вся работа по оцифровке архивных документов выполняется строго конфиденциально. Информация, поступающая на сканирование, защищена от утечек и посторонних глаз.
Компоненты системы защиты данных при сканировании в ОСГ
- Использование профессионального сканирующего оборудования;
- Использование системы видеонаблюдения и ограничение доступа;
- Подписание соглашения о соблюдении конфиденциальности информации.
Подготовка документов к сканированию
При сканировании значительного объема документов, безусловно, требуется ответственный и системный подход. Чем больше документов нужно перевести в цифровой форму, тем сложнее подготовка этого процесса. Подготовка документов к сканированию происходит в два этапа:
- Техническая обработка документов. С точки зрения скорости и качества оцифровки документов крайне важно максимально автоматизировать процесс. В свою очередь, автоматизация налагает дополнительные условия: изымаются все металлические элементы, способные помешать процедуре сканирования.
- Систематизация документов. Этот этап предполагает комплексные работы по сортировке данных с учетом: хронологического порядка, типа, состояния и внешнего вида документов.
Узнать стоимость сканирования документов
Этапы сканирования документов в ОСГ Беларусь
1.
Определение цели сканирования
Сообщите нам о целях сканирования документов, и мы дадим рекомендации, как лучше подготовить массив документов к оцифровке.
2.
Определение объема сканирования
Нужно для себя определиться, с какими документами вы хотите работать в дальнейшем удаленно, а какие понадобятся вам в офисе. Специалисты ОСГ способны оцифровывать как архивные, так и вновь появляющиеся (текущие) документы. Установите желаемый график доставки документов из любых ваших офисов в центры сканирования ОСГ Беларусь.
3.
Оцифровка документов, уже находящихся на хранении в ОСГ
Все наши клиенты могут заказать услугу сканирования документов в системе i-Архив. Просто укажите номера шрих-кодов необходимых коробов с документами, и мы переместим их из хранилища в центр сканирования. Уже через сутки вы можете начать работать с документами в вашем е-Архиве.
4.
Индексирование документов
Для того, чтобы воспользоваться всеми преимуществами е-Архива, мы индексируем отсканированные документы (заносим информацию из их ключевых полей в базу данных). Это позволяет осуществлять моментальный поиск нужных документов в электронном архиве.
5.
Организация доступа к сканам документов
После загрузки сканов документов в е-Архив вы сразу же можете просматривать их, редактировать, распечатывать, пересылать коллегам и использовать весь остальной функционал е-Архива.
6.
Хранение оригиналов документов в ОСГ
По окончании оцифровки бумажные оригиналы документов перемещаются в архивные хранилища ОСГ Беларусь, где созданы оптимальные условия для их надежного и конфиденциального хранения.
Полезные ссылки по сканированию документов
Сайт ОСГ помогает посетителям изучить важные вопросы управления документами и информацией. Для этого перейдите в раздел Центр знаний.
