Открыла конференцию Любовь Ельцова, заместитель министра Минтруда России и социальной защиты, которая выступила с презентацией про кадровый документооборот и рассказала о проекте внедрения электронной трудовой книжки. Проект разрабатывается уже в течение 2-х лет, и по плану законопроект будет внесён в Госдуму в феврале 2019 года.
Важно, что Минтруд не ставит перед собой задачу по глобальному изменению, поэтому некоторые отметки из трудовых книжек не будут перенесены в электронный вид, а также переход на электронные трудовые книжки является добровольным как для организации, так и для сотрудника. Это значит, что, даже если компания перешла на учёт данных в электронном виде, сотрудник должен написать отказ от ведения книжки в бумажном виде. При этом не сообщается как данные будут консолидированы, если сотрудник в одной компании имел электронную трудовую книжку, а затем перешёл в организацию, где трудовые книжки продолжают вести в бумажном виде.
Надежда Глотова из компании Норильский Никель задала вопрос о том, как хранить электронные кадровые документов, срок хранения которых по закону достигает 75 лет. Любовь Ельцова ответила, что задача разработать хранение электронных документов поставлена перед Росархивом.
Любовь Ельцова, заместитель министра Министерства труда России:
«Для кадрового документооборота наилучшая практика на сегодня – вести документацию в электронном виде, но также распечатывать документ и подписанный документ уже выдавать сотруднику и передавать в архив. При таком раскладе ни у кого не возникает ни вопросов, ни проблем. (…) Опыт коллег из Минтруда Германии показывает, что человеку в 1000 раз важнее иметь бумажный документ на руках, чтобы знать, что информация сохранится».
Марина Крашенникова, замначальника управления камерального контроля ФНС России выступила с презентацией «ЭДО между налогоплательщиками и ФНС России». На вопрос Марии Крашенниковой к аудитории «У кого уже реализован электронный документооборот с контрагентами?» в зале подняли руку около 20 человек, при аудитории в 110 участников.
По приведённым данным статистики ФНС известно, что всего 11,3% от всего документооборота ведётся в электронном виде, при чём более 50% от этого объёма это счета-фактуры между участниками b2b рынка.
Павел Потёмин, начальник архивного управления Стройтранснефтегаз поделился мнением, что компаниям, которые сейчас уже не используют ЭДО и не нужно его внедрять. Чтобы добиться положительного результата нужно начать с использования электронного архива.
Тарас Грибуля, Директор по продажам ОСГ Рекордз Менеджмент Центр, рассказал о процессе создания электронных архивов для компаний из различных индустрий с различными потребностями, и почему аутсорсинг – наиболее эффективный метод создания электронного документооборота: «Можно выделить 3 основных задачи при работе с документами, когда Вам точно нужен аутсорсинг: наведение порядка в накопленных документах и данных; построение процесса управления документами; создание и поддержание реально безбумажного офиса. Выполнение этих задач самостоятельно – сложно и дорого, т.к. у компаний нет знаний, профессионалов, техники, технологий, опыта, методологий, нет инфраструктуры. В ОСГ уже есть решения для исполнения таких задач». Тарас Грибуля на примере управления банковскими документами показал процесс создания е-Архива для одного из клиентов ОСГ в объёме, более 5000 досье в день или > 1 500 000 досье в год.
СГ Рекордз Менеджмент Центр выступила серебряным спонсором конференции и услуги компании были представлены на выставочном стенде, где представитель отдела продаж консультировал участников конференции по услугам ОСГ.
ПРИМЕЧАНИЕ
ОСГ является лидером в сфере хранения и управления документами и информацией, услуг, необходимых для компаний, работающих в странах СНГ и ЕС. Имея за плечами почти 50-летний опыт работы в данной отрасли, ОСГ обслуживает более 4000 клиентов в регионах и за рубежом. Деятельность компании была неоднократно отмечена профессиональными наградами. На сегодня ОСГ хранит и обрабатывает более 11 миллиардов документов в 5 странах мира. Услуги, предоставляемые компанией, включают в себя хранение документов, сканирование документов, создание электронных архивов, экологичное уничтожение документов, создание резервных копий данных и многое другое.
@osgrm