Документы и дела направляются в архив в соответствии с описями, которые сформированы в структурных подразделениях (п. 4.31 Правил). Описи сдаются в архив в течение года после окончания архивного делопроизводства. Они при этом составляются отдельно в отношении документов:
Непосредственно передача на хранение дел в архив производится по графику, определенному руководством структурных подразделений и организации (п. 4.33 Правил).
Как происходит подготовка передачи документов в архив?
В рамках архивного делопроизводства документы необходимо подготовить к передаче в архив:
- Проверить корректность формирования дел, структуры и состав описей на предмет соответствия номенклатуре, принятой на предприятии;
- Принять - передать дела.
При подготовке документов важно:
Подготовленные документы можно установленным образом передать в архив.
Что нужно учесть при передаче документов на хранение в архив?
Передача документов на хранение требует уделить внимание:
1. Документированию фактов, отражающих перемещение документов.
Предусмотрено применение большого количества разновидностей регистров для учета поступления и выбытия документов в архиве. В их числе (п. 3.15 Правил):
2. Своевременному проведению экспертизы ценности документов.
Соответствующая экспертиза проводится уже на стадии формирования номенклатуры дел на предприятии, а также при подготовке документов к направлению в архив (п. 4.10 Правил). Периодичность экспертизы — раз в год (п. 4.11 Правил).
Соответствующее закону и локальным регламентам хранение документов в организации способствует, прежде всего, эффективному документообороту, повышению качества ведения учета и отчетности.
На что обратить внимание при организации архивного делопроизводства?
Следует внимательно отнестись к архивному делопроизводству на предприятии, не пренебрегая законодательными предписаниями о направлении документации в архив в установленные сроки.
Работа с архивом документов в электронном виде требует особого подхода к организации безопасности доступа к данным. Необходимо иметь корректно работающие технические средства для проверки документов, подлинности ЭЦП, правомерности получения доступа к ним тех или иных сотрудников.
Для организации архивного делопроизводства в организации от лидера архивной индустрии звоните по телефону: 8 800 200 10 10